Kopiëren en printen voor Basisscholen

Aanleiding voor deze oplossing:
 
Het onderwijs zit doorgaans in de hoek waar de klappen vallen als het gaat om bezuinigingen van overheidswege. Dit heeft er al toe geleid dat bijna alle scholen zijn ondergebracht in overkoepelende structuren waarmee vanuit een centrale organisatie, vele, maar zeker niet alle beslissingen genomen worden. En ook op het gebied van inkoop, vele voordelen te behalen zijn.
 
Wij hebben geconstateerd dat onze klanten kostenbesparingen willen realiseren om zoveel mogelijk geld over te houden voor onderwijs. Daarnaast geen omkijken (of zo weinig mogelijk) willen hebben aan kopieer en printoplossingen. Ook tijd is hierin een belangrijke factor. Door deze twee factoren: Tijd en Geld centraal te stellen in onze oplossing zijn wij tot deze oplossing gekomen.
 
Oude werkwijze!

Tot op heden werd er veelvuldig als volgt te werk gegaan:
Er werd per locatie bekeken wat precies de behoefte is aan functionaliteiten. Daarna werk gekeken hoeveel afdrukken er gemaakt worden. Deze oplossing (machine + onderhoud) werd opgenomen in één overkoepelend contract voor alle machines samen.
Er werd vooruit betaald voor afdrukken, waarvan niet zeker is of deze gemaakt zouden worden, en vaak niet goed of niet overzichtelijk verrekenbaar met elkaar.
 
Conclusie: Bij aanvang van de overeenkomst is alles duidelijk, maar gedurende de looptijd van het contract, wordt alles onduidelijk en onoverzichtelijk!
 
Onderhoud
Kantoor Center Gelderland werkt zeer nauw samen met Kyocera om met name scholen, overzichtelijke oplossingen aan te dragen. Onze oplossing is als volgt.
 
Bij aanvang van de overeenkomst zijn de onderhoudskosten vastgelegd. Deze zijn bepaald op basis van het totale volume van alle locaties samen. U legt zich niet vast voor volume, maar wel om al uw afdrukken op de door Kantoor Center Gelderland geleverde kopieermachines en printers af te drukken.
 
U betaald achteraf per werkelijk gemaakt aantal afdrukken ipv vooruit.
 
Alle kosten worden per locatie / per kopieermachinemachine in rekening gebracht. Afhankelijk van uw financiële structuur kunt u deze laten verwerken door uw administratiekantoor.
 
Alle tellerstanden worden automatisch per mail verstuurd, waardoor er geen tellerstanden handmatig meer doorgegeven hoeven te worden.  

Leasen en verzekeren
Met onze leasemaatschappij zijn afspraken gemaakt, waardoor wij tarieven kunnen hanteren die zijn bepaald op basis van de totale geschatte waarde van de apparatuur. Ook als er slechts één kopieermachine per keer wordt ondergebracht. Dit voordeel kan oplopen tot wel 10%
 
Daarnaast is de kopieer en printapparatuurapparatuur verzekerd via onze leasemaatschappij.
De leasekosten worden per 3 maanden vooruit in rekening gebracht. Per kopieermachinemachine afzonderlijk vermeld.
 
Management rapportages
De facturen die u ontvangt geven slecht een momentopname aan. Met de nieuwe software die wij gebruiken, kunnen wij per machine rapportages draaien. Deze oplossing is merk onafhankelijk en werkt als volgt:
 
Per locatie wordt er software geïnstalleerd die meerdere keren per dag alle benodigde informatie van de machine ophaalt/verstuurd. (via een beveiligde verbinding). Deze gegevens worden opgeslagen in een centrale database, die u weer kunt inzien. Doordat alle locaties in één groep zitten, kunnen er overzichten gemaakt worden waarbij het verschil of vergelijk mogelijk is tussen de verschillende machines. U bepaald wat u wilt zien. Wij zorgen dat u dat te zien krijgt. (uw behoefte is alles op één pagina!).
 
In de toekomst zal deze functionaliteit uitgebreid worden met bijvoorbeeld automatisch toner bestellen, storingen melden enz.
 
Deze oplossing is voor u direct inzetbaar, op alle huidige machines. De kosten bedragen ongeveer € 5,- per machine per maand. Exclusief eenmalig inrichting van de rapportages e.d.
 
Samenvatting
Door te kiezen voor de structuur die wij u aanbieden, betaald elke locatie, werkelijk wat ze gebruiken of aan directe kosten hebben. Gaat het voordeel en het overzicht in bij de eerste gebruiker. Betaald u uw afdrukken achteraf. Kunnen wij management informatie verstrekken voor alle huidige en toekomstige apparaten.