Document Management

Meer mogelijkheden met multifunctionele printers

Elke dag ontvangt u informatie, per post, per e-mail, of via internetsites. Al deze informatie dient in goede banen te worden geleid om u zo van dienst te zijn bij uw werkzaamheden. U wilt niet eindeloos in uw archief zoeken naar dat ene dossier, u heeft wel wat beters te doen. Wij bieden vele oplossingen om alle informatie via documenten goed te managen, op de manier zoals u dat wenst.

Hieronder treft u uitleg over de meest gevraagde oplossingen die wij bieden!!


Scanoplossingen

Informatie die u ontvangt wilt u snel terug kunnen vinden wanneer dit nodig is, dus is het efficiënt deze informatie digitaal op te slaan in een overzichtelijk archief. Wij hebben een aantal handige softwareoplossingen beschikbaar, waarmee u op een simpele en snelle manier papieren informatie digitaliseert, deze vervolgens beschikbaar maakt in uw elektronische archief of bewerkt en elektronisch doorstuurt met de door u gemaakte aantekeningen.
De nadruk van scannen in de markt verschuift van het scannen naar e-mail naar het scannen naar mappen, submappen, bewerkbare documenten en bedrijfsapplicaties. Deze ontwikkeling wordt aangewakkerd door strengere internationale wet- en regelgeving op het gebied van archivering, maar ook door de toenemende noodzaak om documenten beschikbaar te houden in geval van calamiteiten. Het multifunctionele documentsysteem krijgt daardoor een centrale rol in het netwerk.
Onze strategie is om klant- en branchespecifieke oplossingen te leveren door multifunctionals aan te sluiten op uw bedrijfskritische toepassingen. Zo hebben uw medewerkers de mogelijkheid om al tijdens het scannen informatie in te voeren over het betreffende document op het bedieningspaneel van de documentsystemen. Deze informatie wordt daarna meegezonden met het gescande document. Uiteraard kunnen wij deze informatie per klant en per proces op maat maken.
Ook het scannen naar bepaalde applicaties, zoals ‘scannen naar Excel’, zijn niet meer weg te denken. Uw medewerker scant een document en krijgt een bewerkbare Excelsheet. Overtypen behoort definitief tot het verleden.
Wilt u efficiënter werken en veilig en gebruiksvriendelijk archiveren ? Dan geven wij u graag een uitgebreid advies voor uw organisatie. Wij hebben de afgelopen jaren al veel organisaties geadviseerd en realiseren nog iedere dag kostenbesparingen voor onze klanten.


Beheer & Accounting

Nieuwe multifunctionals, nieuwe mogelijkheden. Hierdoor worden de systemen veel intensiever en vaker gebruikt door uw medewerkers. Natuurlijk wilt u dan graag de kosten in de hand houden en daar bijsturen waar dit noodzakelijk is. Dit alles mag niet ten koste gaan van de productiviteit van uw medewerkers. Sterker nog, de productiviteit moet toenemen.
Door het slim inzetten van software die voor de gebruiker volledig transparant is, de kosten bijhoudt en daar bijstuurt waar het noodzakelijk is, kunt u de kosten in de hand houden. Tegenwoordig zijn medewerkers “Always on the move”. Ze willen daar printen, waar ze op dat moment aan het werk zijn. Flexibele werkplekken zorgen voor een besparing op dure vierkante meters kantoor, maar zorgen er ook voor dat medewerkers niet altijd bij dezelfde printer werken. Met de juiste software kunnen medewerkers hun afdrukken op die multifunctional printen of kopiëren die op dat moment beschikbaar is, waar zij ook aan het werk zijn. Een gebruiker print zijn opdracht naar zijn eigen printer, loopt naar een willekeurige andere printer die dichterbij staat en identificeert zich daar. Vervolgens wordt bij die printer zijn printopdracht verwerkt. Snel, veilig en eenvoudig. Identificatie kan op verschillende manieren en met verschillende identificatiemiddelen, zoals bedrijfspassen, toegangspassen of een pincode. De wachttijden bij de multifuncitonal worden verkort, de productiviteit neemt toe en de kans op het niet kunnen uitvoeren van de print- of kopieerwerkzaamheden is minimaal.  Natuurlijk kunt u op elk gewenst moment een overzicht maken van het verbruik per medewerker, afdeling of multifunctional.
Wij bieden verschillende oplossingen waarmee uw klanten zelf hun kopieën of prints kunnen afrekenen: met muntgeld of contactchipkaart. Het kan ook zijn dat u niet de bedoeling heeft om gebruikers van de systemen te laten afrekenen voor de gemaakte prints. Ook dan biedt onze software u waardevolle informatie. U kunt bijvoorbeeld zien wie, of welke afdelingen, hoeveel documenten printen en kopiëren. De resultaten hiervan vormen de basis voor beleid dat gericht is op het terugdringen van documentenproducties.
Wilt u voor afdrukken laten betalen en/of uw kosten monitoren? Dan geven wij u graag een uitgebreid advies voor uw organisatie. Wij hebben de afgelopen jaren al veel organisaties geadviseerd en realiseren nog iedere dag kostenbesparingen voor onze klanten.



Beveiliging

Beveiliging is erg belangrijk, maar wordt door veel organisaties nog onderschat. Wij bieden een verscheidenheid aan beveiligingsopties, zoals beveiligd afdrukken, controleren van toegang tot het systeem en de data, vastleggen van het gebruik van het systeem en beveiliging en het versleutelen van data op het systeem.
Vaak moeten een aantal medewerkers de mogelijkheid hebben om documenten te printen die niet door iedereen mogen worden gelezen. Wij hebben hiervoor de privé print functie, waarbij het document pas wordt geprint op het moment dat de gebruiker de opdracht vrijgeeft op het systeem. Indien u meer beveiliging wenst, is het mogelijk de opdrachten te beveiligingen met bedrijfspassen, proximity passen en andere identificatiemiddelen.
Wij kunnen ook zorgen voor complete verwijdering van de informatie van de harde schijf van de systemen door middel van het één of meerdere keren overschrijven van oude bestanden. Deze methode voorkomt dat ongeautoriseerde personen verwijderde bestanden kunnen terugzetten of misbruiken.  
Wilt u veilig werken met multifunctionals? Dan geven wij u graag een uitgebreid advies voor uw organisatie. Wij hebben de afgelopen jaren al veel organisaties geadviseerd en realiseren nog iedere dag kostenbesparingen voor onze klanten.